數(shù)字檔案室的專業(yè)類電子文件歸檔基本要求在履行本單位主要職能過程中產(chǎn)生的檔案數(shù)字化專業(yè)類電子文件都應(yīng)收集、歸檔，包括但不限于檔案局頒布的首批、第二批專業(yè)檔案基本目錄所列內(nèi)容。各種專業(yè)類電子文件的整理、鑒定、編目參照相應(yīng)的管理辦法執(zhí)行。以數(shù)據(jù)庫形式存在的專業(yè)類電子文件，如人口、環(huán)境、農(nóng)業(yè)等各種普查數(shù)據(jù)，可以 XML 等跨平臺(tái)通用格式收集、歸檔，或直接以原數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)文件歸檔，同時(shí)歸檔一套完整的數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)文檔。以電子文檔形式存在的專業(yè)類電子文件，可參考文書類電子檔案的各項(xiàng)管理要求執(zhí)行。各單位應(yīng)根據(jù)檔案的珍貴程度、開放程度、利用率、亟待搶救程度、數(shù)字化資金情況等因素統(tǒng)籌規(guī)劃。河北基建檔案數(shù)字化服務(wù)

檔案數(shù)字化的圖像存儲(chǔ)是對(duì)掃描后形成的圖像文件，采用JPEG彩色格式存儲(chǔ)，同時(shí)生成JPEG格式文件。紙質(zhì)檔案形成的JPEG格式電子圖像文件形成對(duì)應(yīng)的PDF文件。按照案卷形成的規(guī)律進(jìn)行多頁文件的合并及PDF文件轉(zhuǎn)換，便于掛接和利用。條目著錄要求對(duì)檔案目錄數(shù)據(jù)進(jìn)行看圖著錄，在錄入數(shù)據(jù)同時(shí)做好校對(duì)、質(zhì)檢工作，核對(duì)著錄項(xiàng)目是否完整、著錄內(nèi)容是否規(guī)范、準(zhǔn)確，發(fā)現(xiàn)不合格數(shù)據(jù)時(shí)須進(jìn)行修改或重錄，確保著錄數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，并按要求建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。天津聲像檔案數(shù)字化服務(wù)外包工作規(guī)范應(yīng)合理規(guī)劃、配備和管理紙質(zhì)檔案數(shù)字化設(shè)施設(shè)備，確保設(shè)施設(shè)備安全。

檔案數(shù)字化服務(wù)要求是按照國家標(biāo)準(zhǔn)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》，掃描過程中遵循“盡可能保持檔案原貌”的原則,不對(duì)檔案原件造成損傷。檔案掃描圖像與原件一致整潔、清晰。嚴(yán)格管理、明確責(zé)任，落實(shí)安全保密管理機(jī)制和 質(zhì)量管理機(jī)制，確保檔案原件和數(shù)字化檔案信息的安全。確保各環(huán)節(jié)工作符合質(zhì)量要求，建立完整、規(guī)范的工作記錄。具體工作包括數(shù)字化前處理、目錄著錄、檔案掃描、圖像處理、文件存儲(chǔ)與備份、文件目錄與全文的掛接、質(zhì)量自檢、檔案裝訂，并確保掃描圖像、掛接的質(zhì)量，檔案及其檔案信息的安全。

樣板檔案室實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，設(shè)備聯(lián)動(dòng)。經(jīng)過實(shí)體檔案數(shù)字化，對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)、庫房位置數(shù)據(jù)、環(huán)境數(shù)據(jù)、安全數(shù)據(jù)等多個(gè)平臺(tái)數(shù)據(jù)的整合，形成檔案大數(shù)據(jù)庫，進(jìn)而對(duì)大數(shù)據(jù)進(jìn)行定向分析，可以對(duì)管理決策提供較為直觀的依據(jù)。樣板檔案室依托全天候的監(jiān)控與智能抓拍技術(shù)，結(jié)合對(duì)檔案借閱、出入庫登記信息的分析，建立檔案庫房安全一體化管理手段，保證正確的人只能在正確的時(shí)間出現(xiàn)在正確的環(huán)境下。采用短信報(bào)警、APP報(bào)警、微信報(bào)警、聲光報(bào)警等模式，對(duì)非法行為進(jìn)行提醒，同時(shí)執(zhí)行既定的防非法指令，以對(duì)實(shí)體檔案進(jìn)行各個(gè)維度的保護(hù)。如需拆除裝訂物，應(yīng)注意保護(hù)檔案不受損害，并對(duì)排列順序不準(zhǔn)確的檔案進(jìn)行重排。

什么是檔案數(shù)字化？檔案數(shù)字化就是把紙質(zhì)文檔通過掃描、錄入等方式將信息存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫中，以實(shí)現(xiàn)檢索快捷方便、同步備份快速簡單、存儲(chǔ)空間小、維護(hù)方便、安全等功效。 檔案數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)。建設(shè)數(shù)字化的檔案管理應(yīng)注重對(duì)檔案管理系統(tǒng)的選擇，一款好的檔案管理系統(tǒng)，往往對(duì)檔案管理工作者完成各項(xiàng)檔案管理工作起到事半功倍的效果，它不僅可以提高經(jīng)濟(jì)效益，而且還可以大幅提高辦公效率。應(yīng)建立完善的問題反饋機(jī)制，對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作過程中產(chǎn)生的問題進(jìn)行及時(shí)反饋和修正。天津聲像檔案數(shù)字化服務(wù)外包工作規(guī)范

數(shù)據(jù)庫選擇應(yīng)考慮可轉(zhuǎn)換為通用數(shù)據(jù)格式，以便于數(shù)據(jù)交換。河北基建檔案數(shù)字化服務(wù)

檔案數(shù)字化的數(shù)據(jù)掛接是檔案掃描后形成的格式文件在檔案管理系統(tǒng)中與其元數(shù)據(jù)聯(lián)系起來的過程。數(shù)據(jù)掛接要符合格式文件存放路徑規(guī)則和文件命名規(guī)則，包括案卷級(jí)和文件級(jí)。檔案裝訂要求是指檔案完成掃描后，拆除過裝訂物的檔案應(yīng)按檔案保管的要求重新裝訂。在恢復(fù)裝訂時(shí)，要保持檔案的排列順序不變，不得漏頁、錯(cuò)頁，不得壓字，裝訂牢固、不掉頁，做到安全、準(zhǔn)確、無遺漏。檔案裝訂，應(yīng)遵循“兩對(duì)齊”要求，即裝訂線一側(cè)邊緣對(duì)齊，檔案內(nèi)頁下邊緣對(duì)齊。河北基建檔案數(shù)字化服務(wù)

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